La capacidad de organización es fundamental en un depósito en el que se guarda una gran cantidad de mercancía. La clave no solo es que haya espacio, sino que los productos estén colocados de forma estratégica para facilitar la labor de carga y descarga a los operarios.

Para ello hay diferentes métodos que puedes seguir, pero también hay determinadas situaciones que se pueden producir por falta de previsión. Una de ellas es el sobrestock.

¿Qué es el sobrestock?

Si nos fijamos en la etimología de la propia palabra, es fácil intuir que, cuando hablamos de sobrestock, nos referimos a un exceso de almacenamiento. El stock es el conjunto de productos que hay en un depósito, y cuando se acumula más cantidad de ítems de la que se debería almacenar, hablamos de sobrestock.

De hecho, el sobrestock es uno de los problemas más comunes en logística, y suele ser fruto de una falta de planificación y de organización.

Hoy, en el Blog de Prontometal, te contamos por qué se produce y cómo puedes impedir que se acumule gran cantidad de mercancía en tu depósito.

¿Por qué se produce el sobrestock?

Por lo general, el sobrestock se produce cuando hay una baja rotación de productos, y salen menos de los que entran. Es decir, hay sobrestock cuando disponemos de más cantidad de productos de los que realmente demandan nuestros clientes.

Una de las razones que puede llevar a esta situación es la mala planificación de esta, algo que suele suceder con más frecuencia en épocas de alta estacionalidad.

También puede ser fruto de una mala realización del inventario si no se han contabilizado adecuadamente todos los productos. Se produce un desajuste entre aquellos que están inventariados y los que no.

¿Cuáles son los principales problemas que genera el almacenamiento excesivo?

Cualquier situación relacionada con un descuadre de stock tiende a generar determinados problemas en un depósito, sobre todo, a largo plazo. Es decir, los inconvenientes suelen agravarse a medida que se acumula más cantidad de stock, al tiempo que se hace más difícil solucionarlo. Estos son algunos de los hándicaps más habituales:

Pérdida de espacio

El problema más evidente es la falta de espacio dentro del depósito. Esto lleva a muchos negocios a colocar la mercancía sin seguir un orden determinado, sino tratando de ocupar todos los huecos posibles, lo que hace que encontrarlos, posteriormente, sea más complejo.

Incremento de costos

En caso de que el sobrestock sea excesivo, puedes necesitar un espacio adicional de almacenamiento, lo que implica un aumento de costos. Además, tanto a la hora de llevar el inventario como en el momento de organizarlos será necesario contar con más mano de obra, algo que también eleva dichos costos.

Pérdida de productividad

Cuanto más desorganizados estén los productos en un almacén como consecuencia del sobrestock, porque no hay recursos para mantenerlos en orden, más tiempo dedican los trabajadores a localizarlos. Por tanto, se produce una pérdida de productividad debido a que destinan más tiempo del que sería necesario a esta tarea si el stock estuviese bien organizado.

Deterioro del stock

A medida que vas incorporando nuevos productos en tu depósito, es posible que vayas superponiéndolos a aquellos que ya estaban. Sin embargo, esto puede traducirse en que los primeros productos se vayan deteriorando con el paso del tiempo al no haber rotación suficiente para darles salida. También ocasiona problemas de trazabilidad, algo fundamental en sectores como la alimentación o la farmacia.

Reducción de beneficios

Ante una sobreoferta de productos, muchas empresas deciden aplicar rebajas muy elevadas para incitar a los clientes a comprarlos y, de esta forma, reducir el sobrestock. No obstante, esta decisión supone una reducción del margen de beneficios con el que venden sus productos, por lo que, en cierta forma, dejan de percibir ganancias.

¿Cómo evitar el sobrestock en tu depósito?

La buena noticia es que, aunque es relativamente sencillo caer en una situación de sobrestock, también es fácil aprender a evitarla. Para ello, hay una serie de consejos interesantes que te ayudarán a mantener una buena organización:

• No compres compulsivamente. Comprar más cantidad de producto del que vas a vender es algo que suele producirse en épocas como Navidad, Black Friday o períodos de rebajas. Sin embargo, trata de ser consecuente y no compres demasiada mercancía solo “por si acaso”.
• Basa tus decisiones de compra en datos. Para evitar esta compra en exceso, existen distintas herramientas basadas en Big Data que te permiten anticipar la previsión de producto que venderás en función de los datos de años anteriores. De esta forma, podrás hacer un cálculo mejor definido para saber qué cantidad debes comprar de cada producto.
• Automatiza la gestión del depósito. Integrar un SGA (Software de Gestión de Almacén) es clave no solo para estimar el volumen de producto que necesitas comprar, sino también para llevar un control exhaustivo y adecuado del stock con el que cuentas. La realización de inventarios y el control de las entradas y salidas es más sencillo y fiable con este tipo de tecnología.
• Optimiza tus métodos de trabajo. Adoptar procesos organizativos eficientes también ayuda a que los operarios sepan cómo enfrentarse a la hora de almacenar grandes cantidades de stock. Por ello, asegúrate de que reciban la formación necesaria sobre los métodos que consideres más adecuados, así como de que los pongan en práctica.
• Recurre a ofertas exclusivas. Si notas que el stock empieza a acumularse más de lo que debería en el almacén, no dejes que vaya a más y lanza ofertas interesantes para dar salida a aquellos productos de los que tengas exceso.

La importancia de contar con un buen método de organización

Tener un sistema de organización eficaz y mantenerlo en el tiempo es la única manera de asegurar un control adecuado de stock. Con el objetivo de conseguirlo, es imprescindible cubrir distintas necesidades.

Desde la elección de estanterías más conveniente según el producto que almacenes y según el método de almacenamiento que lleves a cabo, hasta la integración de un sistema de gestión de almacén que te permita automatizar todos los procesos y ejecutar un control más consistente del stock.

Si necesitas asesoramiento sobre cómo optimizar el espacio de tu depósito, en Prontometal podemos ayudarte con ello.

Contáctanos para mayor información